Conferentie in Amsterdam

Je vindt de meest verrassende en inspirerende vergaderlocaties in Amsterdam! Van charmante vakantiehuisjes en industriële loodsen in Amsterdam Noord tot design woonboten en sfeervolle lofts. Kies voor het centrum voor bruisende gezelligheid of ga voor een praktische plek met een betere bereikbaarheid en meer parkeerplekken.

Effectief vergaderen

En als je dan die ideale vergaderplek gevonden hebt is het doel om een effectieve en soepele bespreking te houden. Wij geven je graag wat tips om dit op rolletjes te laten lopen.

  • Bepaal op tijd hoe de agenda er uit gaan zien en stuur deze naar degene die aanwezig zullen zijn. Zo kan er geen misverstand bestaan over wat er precies besproken gaat worden. Om de samenkomst niet ellenlang te laten duren is het van belang om aan te geven dat er tijdens de vergadering geen nieuwe agendapunten ingediend mogen worden.
  • De belangrijkste punten krijgen voorrang, parkeer de punten waar je niet aan toekomt en schuif ze door naar de volgende meeting.
  • Benoem een voorzitter. Deze bepaald een begin en eindtijd en bereidt de vergadering tot in de puntjes voor. Ook wordt er per agendapunt gekeken hoe lang ervoor nodig is. Dit is handig om te weten voor de voorzitter, zo weet hij of zij wanneer het tijd is om over te stappen naar een volgend punt en zo kan uitlopen voorkomen worden. De tussentijden staan ook op de vergaderagenda, dit heeft een positief effect op de deelnemers.
  • Laat de vergadering op de afgesproken tijd van start gaan en wacht niet op laatkomers. Tijd is immers voor alle aanwezigen kostbaar.
  • Laat een vergadering niet langer duren dan anderhalf uur. Een mens heeft een hele korte aandachtsspanne en een vergadering vraagt het nodige helemaal als de meeting uren duurt! Als je toch langer wilt vergaderen is het verstandig om een kwartier pauze in te lassen.
  • Nog een taak van de voorzitter is om te zorgen dat alles aanwezig is. Wij doelen op een beamer, thee, koffie en zo nodig broodjes. Als de beamer tijdens de start van de vergadering nog opgestart moet worden, verliezen alle aanwezigen kostbare tijd.
  • Laag of hoog zitten? Vierkant of een u-vorm? Een rechthoekige of ronde tafel? Er zijn verschillende opstellingen mogelijk. Denk na over welke zaalopstelling het beste bij jouw type vergadering past.

De notulist heeft een belangrijke rol. Hij of zij maakt aantekeningen en stuurt deze na afloop naar de aanwezigen. Dit zorgt ervoor dat iedereen de gemaakte afspraken helder op papier heeft. Bepaal per aanwezige de actiepunten en houd het kort en bondig. Geef ieder actiepunt één eigenaar, zo voorkom je twijfel over wie er verantwoordelijk is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *